E-Mail-Archivierungspflicht seit Januar 2017
Eine rechtssichere Variante bietet der MailStore 10.0

Was bisher als äußerst ratsam und von den meisten KMUs auch schon ohnehin als sinnvoll erachtet wurde, wird mit dem neuen Jahr zur Pflicht. Eine E-Mail-Archivierung zur lückenfreien Nachvollziehbarkeit bietet nicht nur vor Gesetz die nötigen Absicherungen, sondern auch sichere und schnellere Arbeitsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Was fordert die E-Mail-Archivierungspflicht?

Briefe und Rechnungen wandern wohl schon fast seit der Erfindung des Buchdruckes in Archive. Der Gesetzgeber fordert, dass alle Korrespondenzen, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln oder abschließen lückenfrei dokumentiert werden.

Auch bei elektronischer Post können ab jetzt keine Ausnahmen mehr gemacht werden. Bei Verstößen bzw. Versäumnis wird die Geschäftsführung des Unternehmens strafrechtlich herangezogen.

In Streitfällen können die archivierten Mails vor Gericht als Augenscheinbeweis gelten.

In der Praxis geht man aufgrund von verschiedenen rechtlichen Grenzen und einer Relevanz für steuerliche Zwecke von einer Aufbewahrungspflicht von elf Jahren aus. Elf Jahre bedeuten einen enormen Datensatz, der verwaltet werden muss. Dabei hilft die passende Mailarchivierungs-Software.

MailStore setzt deshalb auf die entscheidenden Faktoren, die durch die Archivierungspflicht vorgegeben werden:

• Vollständigkeit
• Manipulationssicherheit
• Originalgetreue Archivierung
• Protokollierung von Vorgängen
• Datenzugriff

Mit MailStore 10 zur rechtssicheren und schnelleren E-Mailarchivierung

Der absolute Marktführer unter den Archivierungs-Servern: MailStore. In der neusten Variante (MailStore 10.0) überzeugt er neben der gewohnt-intuitiven Bedienung und einer einfachen Implementierung in Ihre vorhandene Infrastruktur vor allem mit modernen Verschlüsselungstechniken und geschützter Datenwiederherstellung.

35.000 Nutzer haben sich vom Klassiker schon überzeugen lassen. Wir sind dabei und Ihr Anbieter für das sichere Archivierungsmodell. Die E-Mail-Archivierungspflicht stellt für Sie so keine Hürde dar.

Datenspeicherung und -wiederherstellung

Als Marktführer gilt MailStore auch als rechtssicherer Standard für die Archivierung von Mails. Der Server legt dafür die entsprechenden Kopien ab. Die Integration in etwa Microsoft Outlook oder Microsoft Office 365 ist auch in der neusten Version kein Problem. Noch vor der Zustellung werden die Mails archiviert, so kann auch bei zahlreichen Anwendern keine einzelne verloren gehen.

Der Speicher kann darüber weiterhin schnell durchsucht werden. Durch Komprimierungen kann sich der Bedarf an Speicherplatz um bis zu 70% reduzieren.  Pfade der Archivordner werden relativ behandelt, was das Verschieben des Archivs an einen anderen Speicherplatz problemlos möglich macht.

Mit Backups ist in MailStore 10 durch das geringere Datenvolumen sogar ein noch schnellerer Zugriff möglich. Die Zeit um ein Backup zu machen, wird dadurch ebenfalls erheblich verkürzt. Mails können durch Anwender außerdem dezidiert wiederhergestellt werden. 

Diebstahlschutz: Aktuelle MailStore Version bietet neue Verschlüsselungstechniken

Mit der neusten Version des MailStores, die Ende November erschien, wurden die Verschlüsselungstechniken weiter modernisiert. So werden nun auch alle Datenbanken und Audit-Protokolle verschlüsselt. Weiter ist auch der Schutz der Metadaten verbessert.

Einige ausgewählte Aktionen (z. B. das Einbinden anderer Archivspeicher, Inbetriebnahme auf anderen Geräten) erfordern einen Wiederherstellungsschlüssel, welcher dem Produktkey gleich ist. Dies verhindert auch den Diebstahl eines Archives (jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet diesen Schutz sicherzustellen). Es ist also notwendig den Produktschlüssel sicher aufzubewahren! Der Wiederherstellungsschlüssel kann aber auch durch einen Administrator neu bestimmt werden. Die E-Mail-Archivierungspflicht sorgt als Nebeneffekt also auch für mehr Sicherheit in Ihrem Unternehmen.