Tekkies on Tour: Aufbau eines Callcenters
Die Callcenter-Lösung aus Göttingen
Unsere Aufgabe war es, ein Callcenter von Grund auf aufzubauen. Dazu gehörte zum einen die Auswahl der passenden Hardware- und Software-Komponenten, zum anderen haben wir die komplette Einrichtung und Installation übernommen. Wichtig dabei: Die Komponenten müssen nicht nur zueinander passen, sondern auch die Anforderungen des Kunden optimal erfüllen - zu einem angemessenen Preis.
Die Anforderungen: Sicher, komfortabel, skalierbar
Unserem Kunden war besonders wichtig, dass die Telefonanlage komplett skalierbar und damit flexibel einsetzbar ist. Des Weiteren sollen die Daten vor Diebstahl geschützt sein. Statt einer lokalen soll eine webbasierte Software für die Kundenverwaltung verwendet werden. Außerdem sollen die Systeme am Arbeitsplatz so wenig Platz wie möglich einnehmen.
Diese Anforderungen unseres Kunden bildeten die Grundlage für die Planung: Welche Produkte können diesen Anforderungen zu einem angemessenen Preis gerecht werden?
So haben wir von WWS-InterCom die Anforderungen umgesetzt:
Es mussten viele verschiedene Komponenten ausgewählt werden – vom Server über die Telefonanlage bis hin zu den Headsets. Dabei kam es immer darauf an, dass die Produkte die Kundenanforderungen optimal erfüllen können.
Die Hardware
Aus ganz praktischen Gründen haben wir uns bei der Wahl der PCs für die All-in-One-Systeme von Lenovo entschieden. Der gute Kundensupport des Herstellers einerseits und die Platzersparnis andererseits sprachen für diese Lösung.
Die Telefonanlage
Die eingesetzte Telefonanlage stammt vom Hersteller NFON, der sich besonders auf cloudbasierte Telefonanlagen spezialisiert hat. Die VoIP-Anlage ist komplett skalierbar und extrem flexibel. Da monatlich abgerechnet wird, können Teilnehmer beliebig zu- oder abgebucht werden. Ein weiterer Vorteil: Um unter ihrer Nummer erreichbar zu sein und telefonieren zu können, müssen die Teilnehmer nicht mal vor Ort sein – denn die Anlage ist nicht ortsungebunden. Insgesamt ist diese Lösung auch aus Kostensicht sehr rentabel.
Die Software
Die ausgewählte Software für das Kundenmanagement ist per CTI an die Telefone angebunden. Das CRM-System ist webbasiert und bietet hohen Schutz für die Daten. Der Standort der Datenbank ist Deutschland, so dass auch personenbezogene Daten nach deutschem Standard und Recht geschützt werden.
Die Datensicherheit
Für die Datensicherheit vor Ort haben wir die Lösung von Endpoint Protector eingesetzt. Zusätzlich zur klassischen Hardware-Firewall verhindert diese Software, dass externe Geräte ohne Weiteres an das Netzwerk oder den Computer angeschlossen werden können. Des Weiteren wird die Verwendung von Messengern mit Datenversandt und Webmailern unterbunden. All das sind einige Maßnahmen, die zusammen mit anderen Werkzeugen zur Sicherheit der sensiblen Unternehmensdaten beitragen. Auch nach Jahren kann problemlos nachvollzogen werden, wer wann welche Daten wohin kopiert hat.
Die Telefone
Auch heute noch werden im Verkauf oft Endgeräte am Platz statt Software-Lösungen bevorzugt. Bei diesem Projekt haben wir auf VoIP-Telefone vom Hersteller Yealink zurückgegriffen. Die Telefone sind HD-fähig und sorgen so für einen optimalen Klang.
Die Headsets
In einem Callcenter herrscht oft eine Geräuschkulisse, bei der es schwer fallen kann, sich zu konzentrieren – obwohl es besonders wichtig ist, dass sich die Mitarbeiter auf den jeweiligen Kunden fokussieren können. Deshalb haben wir hochwertige Headsets vom Hersteller Sennheiser verwendet: Die ausgewählten Headsets sind mit Stereokopfhörern versehen, die Außengeräusche stark minimieren.
Das Fazit: Eine gelungene Komplettlösung
Aus einem Büroraum mit Tischen und Stühlen ist ein voll funktionsfähiges Callcenter nach den Wünschen unseres Kunden geworden. Die vergleichsweise preisgünstige Lösung bietet einen optimalen Funktionsumfang.
Ihr Dienstleister für CallCenter-Systeme aus Göttingen
Mehr zu den verwendeten Produkten gibt’s auf unserer Website. Bei Fragen können Sie sich auch direkt an unsere IT-Techniker in Göttingen wenden – wir helfen gerne weiter!
