BeA: das besondere elektronische Anwaltspostfach wird zur Pflicht ab 2018
Rechtsanwälte sollten sich spätestens jetzt mit ihrem IT-Dienstleister vorbereiten
Ab dem 1. Januar 2018 besteht eine passive Nutzungspflicht. Das bedeutet: jeder Rechtsanwalt und Notar (für diese heißt das neu eingerichtete Postfach beN) muss ein solches Postfach nutzen um Nachrichten zu empfangen. Dieses ist ab dann rechtlich bindend. Die elektronische Empfangsbestätigung gilt als Kenntnisnahme des Anwaltes und wirkt sich so auf Fristen aus.
Das verpflichtende Senden von diesem Account aus ist erst zwei bis vier Jahre später vorgesehen. Trotzdem ist es eine Überlegung wert jeglichen rechtlich-bindenden Schriftverkehr über dieses Postfach laufen zu lassen. Es kann Geld und Zeit sparen, wenn man es vermehrt nutzt.
Habe ich schon ein beA?
Das beA existiert für jede Anwaltskanzlei schon seit Ende 2016. Um auf dieses ab Januar zugreifen zu können, muss eine beA-Karte bestellt werden. Diese kann mithilfe der Safe-ID angefordert werden, die bereits postalisch an Sie gesandt worden sein müsste. Ansonsten ist sie über die örtliche Rechtsanwaltskammer herauszufinden.
Es ist wahrscheinlich, dass Sie noch keine besitzen, denn erst die Hälfte aller Kanzleien ist in Besitz dieser Karte, die sie bald durch ihren beruflichen Alltag begleiten wird. Es ist zu überlegen, ob Sie weitere Mitarbeiter-, Signaturkarten oder Softwarezertifikate bestellen sollten.
Eine Registrierung für das Postfach nehmen Sie ganz einfach online mit der beA-Karte und der dazu gesandten PIN vor. Das beA kann Benachrichtigungen an ein anderes Mailpostfach versenden, sodass Sie keinen neuen Eingang von Mails verpassen ohne ständig mehrere Postfächer checken zu müssen. Wir helfen Ihnen gerne bei dieser Registrierung und der weiteren Einrichtung Ihres Mailkontos.
Was kostet das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)?
Die Infrastruktur für die neuen Postfächer wird durch die Bundesrechtsanwaltskammer (brak) gestellt. Hier fielen und fallen natürlich Kosten für die Entwicklung und den Betrieb des Systems an. Diese will die brak auf die Nutzer umlegen. Sie rechnet mit knapp 70 Euro pro Rechtsanwalt jährlich. Allerdings zieht sie diese über die jeweilige Anwaltskammer ein. Wie letztere also die Beträge an die einzelnen Mitglieder aufteilt bleibt Ermessenssache.
Weitere Kosten fallen einmalig für ein Kartenlesegerät an, das mindestens einmal pro Kanzlei vorhanden sein sollte. Es funktioniert ähnlich wie ein TAN-Lesegerät für das Online-Banking. Außerdem weiter für Mitarbeiter- und Signaturkarten und eventuelle Softwarezertifikate. Dazu später mehr.
Göttinger Rechtsanwälte zahlen 67 Euro pro Jahr
Die Rechtsanwaltskammer Braunschweig, in die in Göttingen praktizierende Anwälte eingegliedert sind, hat einen Satz von 67 Euro festgelegt. Sie bietet außerdem am Sonnabend, 11. November, einen Workshop zur Nutzung des neuen e-Postfaches. Anmeldungen sind über die Website möglich.
Welche Zusatzangebote sind neben der beA-Basis ratsam?
Jede Kanzlei muss also mindestens eine beA-Karte besitzen und ein dazugehöriges Lesegerät. Wenn Sie aber Angestellte in Ihrer Kanzlei haben, sollten diese möglichst eigene Mitarbeiterkarten verwenden. Diese kosten zwar einen weiteren Jahresbeitrag, ermöglichen aber einen weitaus reibungsloseren Arbeitsalltag, für den Mailverläufe lückenlos nachvollziehbar und Weiterleitungen an Mitarbeiter möglich sein müssen. Für jeden der Mitarbeiter sollte dann auch ein eigenes Lesegerät vorhanden sein. Eine Mitarbeiterkarte kann auch auf einen nachfolgenden Mitarbeiter umgeschrieben werden.
Den unterschiedlichen Mitarbeitern der Kanzlei können auch unterschiedliche Rechte zur Nachrichtenbearbeitung zugewiesen werden.
Wie immer: wer fortschrittlich handelt, profitiert mehr vom beA
Wem das Arbeiten am Kabel der Lesegeräte zu unkomfortabel erscheint, kann über Softwarezertifikate arbeiten. Diese bieten sich vor allem an, wenn man von unterwegs zum Beispiel über das Smartphone, Tablet oder den Laptop auf das beA zugreifen möchte. Eventuell ist eine Arbeit hierüber allerdings unsicherer, da ein solches Zertifikat überschrieben werden kann. Sollten Sie das Geschäftsverhältnis zu einem Mitarbeiter beenden, sollte sicherheitshalber das Zertifikat gelöscht und erneuert werden. Für die Verwendung eines solchen Zertifikats wird nach wie vor mindestens ein Lesegerät benötigt, in diesem Fall mindestens eins der Klasse 3.
Sie profitieren von der Einrichtung des beA vor allem, wenn Sie es schon jetzt ausgeprägter nutzen. Wenn Sie also nicht nur das verpflichtete Empfangen über dieses Postfach wahrnehmen, sondern auch bereits darüber Mails versenden. Der Vorteil: Sie sparen sich Porto, Abschriften und Empfangsnachweise. Briefverkehr kann also durch dieses Postfach weitestgehend vermieden werden. Das macht rechtliche Abwicklungen nicht nur umweltfreundlicher, sondern vor allem auch schneller postuliert sicherer zu sein. Pflicht wird dies aber erst zu einem bislang unklaren Zeitpunkt zwischen 2020 und 2022.
Für die Nutzung des beA muss natürlich auch die richtige Infrastruktur ihrer Kanzlei bereitstehen. Es wird zum Beispiel eine Internetverbindung von mindestens 2 Mbit / Sekunde empfohlen, damit das System richtig läuft. Gerne können wir prüfen, ob bei Ihnen die richtigen Umstände gegeben sind und Ihnen diese notfalls anpassen.
Sprechen Sie uns jetzt an und starten Sie mit Ihrem beA sofort. Ab Januar haben Sie eh keine andere Wahl mehr.
Mehr zum Thema beA
Hier geht es zur offiziellen brak-Broschüre zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA)
